Política de Privacidad y Protección de Datos Personales

SisEcuador, Servicios y Sistemas Ecuador, en adelante "SisEcuador", reconoce la importancia de proteger la privacidad, confidencialidad, integridad y seguridad de los datos personales tratados a través de sus plataformas web, aplicaciones móviles, extensiones de navegador, APIs, sistemas administrativos, módulos empresariales y servicios tecnológicos.

La presente Política de Privacidad informa a los usuarios, clientes, contratistas, personal operativo, administradores, representantes de empresas, proveedores y demás titulares de datos personales sobre la forma en que SisEcuador recopila, utiliza, almacena, protege y trata la información personal dentro de sus sistemas y servicios.

Esta política se aplica a los sistemas, aplicaciones y servicios desarrollados, administrados o provistos por SisEcuador, incluyendo, entre otros:

• Plataformas web de gestión operativa y administrativa.
• Aplicaciones móviles Android para trabajo en campo.
• Sistemas de lecturas, cortes, reconexiones, instalaciones, notificaciones, inspecciones y órdenes de trabajo.
• Módulos de facturación electrónica, comprobantes electrónicos, compras, gastos, ventas y roles de pago.
• Integraciones con SAP, SRI, SERCOP, empresas eléctricas y otras plataformas externas.
• Extensiones de navegador, incluyendo herramientas para facilitar procesos dentro de portales autorizados.
• APIs, servicios de sincronización, carga de archivos, reportes, respaldo de fotografías y automatización de procesos.

Uso de datos en la extensión SisEcuador SRI Assistant

La extensión de navegador SisEcuador SRI Assistant permite a usuarios autorizados procesar comprobantes electrónicos recibidos desde el portal del Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI). Su finalidad principal es facilitar la lectura del listado de comprobantes, registrar información XML en los sistemas autorizados de SisEcuador y, si el usuario lo decide, guardar respaldos XML o PDF en la carpeta de descargas del navegador.

Antes de iniciar sesión, la extensión muestra una divulgación destacada sobre el uso de datos y solicita el consentimiento expreso del usuario. Si el usuario no acepta esta divulgación, no puede iniciar sesión ni utilizar las funciones de procesamiento.

Datos que puede recopilar o procesar la extensión

• Información de autenticación: usuario o correo electrónico y contraseña ingresados por el usuario. Estos datos se usan únicamente para validar el acceso con los servicios de SisEcuador.
• Información de identificación personal: RUC, cédula, empresa, agencia, usuario, correo electrónico y tipo de acceso recibidos desde SisEcuador después de iniciar sesión.
• Contenido del sitio web del SRI: datos visibles en el listado de comprobantes electrónicos recibidos, incluyendo RUC o razón social del emisor, tipo de comprobante, serie, clave de acceso, fechas, valores, enlaces XML y enlaces PDF.
• XML de comprobantes electrónicos: contenido XML obtenido desde el SRI para ser enviado a la API de SisEcuador y registrar la información en la base de datos autorizada.
• Archivos PDF y XML de respaldo: únicamente se guardan localmente en la carpeta de descargas del navegador cuando el usuario activa las opciones "Guardar PDF" o "Guardar XML".

Finalidad del uso de datos en la extensión

• Validar que el usuario tenga acceso autorizado a SisEcuador.
• Comprobar que el RUC consultado en el portal del SRI corresponda al RUC autorizado para el usuario.
• Leer el listado de comprobantes electrónicos recibidos en la página del SRI.
• Procesar XML de comprobantes electrónicos y enviarlos a la base de datos autorizada de SisEcuador.
• Guardar respaldos XML o PDF en el equipo del usuario únicamente cuando el usuario activa esas opciones.
• Mostrar un resumen del proceso, incluyendo documentos leídos, XML enviados a base de datos, respaldos guardados y errores.

Transmisión de datos

La extensión transmite datos únicamente a servicios de SisEcuador mediante conexiones HTTPS, para validar el acceso del usuario y guardar XML de comprobantes electrónicos en la base de datos autorizada. La extensión también interactúa con el portal del SRI dentro de la sesión abierta por el usuario, con el único propósito de leer y procesar los comprobantes electrónicos recibidos.

La extensión no vende, alquila ni transfiere datos del usuario a terceros para publicidad, perfilamiento, análisis comercial externo, determinación de solvencia, actividades crediticias ni fines no relacionados con la funcionalidad principal de la extensión.

Almacenamiento local

• La contraseña del usuario no se guarda localmente en la extensión.
• La extensión puede guardar datos de sesión en el almacenamiento local del navegador para mantener el acceso activo.
• Los XML y PDF solo se guardan localmente si el usuario activa las opciones correspondientes.
• Si el usuario no activa las opciones de respaldo, el XML puede procesarse en memoria únicamente para enviarlo a la base de datos autorizada.

Uso limitado de datos

SisEcuador SRI Assistant utiliza los datos únicamente para cumplir su propósito principal: ayudar a usuarios autorizados a procesar comprobantes electrónicos recibidos desde el portal del SRI. Los datos no se utilizan para fines incompatibles, publicidad personalizada, seguimiento del usuario, venta de información ni análisis no relacionado con el servicio.

Consentimiento del usuario

El usuario debe aceptar expresamente la divulgación de uso de datos antes de iniciar sesión en la extensión. Sin esta aceptación, la extensión no permite iniciar sesión ni comenzar la recopilación o procesamiento de datos. El usuario puede cerrar sesión en cualquier momento desde la extensión.

1. Responsable del tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de datos personales será:

Cuando SisEcuador actúe por encargo de una empresa cliente, institución contratante o entidad operadora, podrá actuar como encargado del tratamiento, procesando los datos conforme a las instrucciones, contratos, permisos, credenciales y finalidades autorizadas por dicha entidad.

2. Datos personales que pueden ser tratados

SisEcuador podrá tratar datos personales de acuerdo con el tipo de sistema, servicio, aplicación o módulo utilizado. Los datos pueden incluir:

2.1 Datos de identificación y contacto

• Nombres y apellidos.
• Cédula, RUC o identificación del usuario, cliente o abonado.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono fijo o celular.
• Dirección domiciliaria, dirección del servicio o ubicación asociada a una orden.
• Empresa, agencia, eléctrica, contratista o institución relacionada.
• Cargo, rol, perfil de acceso o tipo de usuario.

2.2 Datos de acceso y seguridad

• Usuario de acceso.
• Contraseña almacenada mediante mecanismos de seguridad como hash, cifrado o controles equivalentes, según corresponda.
• Tokens de sesión.
• Identificador de dispositivo.
• Dirección IP.
• Fecha, hora y registro de acceso.
• Aplicación, módulo o plataforma utilizada.
• Logs de actividad para auditoría, seguridad y trazabilidad.

2.3 Datos operativos de trabajo en campo

En sistemas relacionados con empresas eléctricas, contratistas o servicios técnicos, SisEcuador podrá tratar datos como:

• Número de orden de trabajo.
• Cuenta contrato.
• Número de medidor.
• Lectura registrada.
• Novedades de lectura.
• Tipo de servicio.
• Tipo de gestión realizada.
• Estado de la orden.
• Observaciones técnicas.
• Sellos, materiales, equipos o elementos relacionados con la gestión.
• Fecha y hora de inicio, ejecución, cierre o sincronización.
• Usuario ejecutor o personal asignado.
• Agencia, zona, ruta, sector, parroquia, cantón o provincia.
• Información técnica relacionada con instalaciones, suspensiones, reconexiones, notificaciones, inspecciones o lecturas.

2.4 Datos de ubicación y georreferenciación

Cuando el sistema o la aplicación móvil lo requiera para validar la ejecución del trabajo, SisEcuador podrá tratar:

• Latitud y longitud.
• Coordenadas UTM.
• Altitud.
• Fuente de ubicación, como GPS o red.
• Fecha y hora de captura.
• Distancia, recorrido o punto de gestión.
• Ubicación asociada a fotografías, órdenes o actividades operativas.

La ubicación se utiliza principalmente para trazabilidad, control operativo, validación del trabajo realizado, auditoría y soporte contractual.

2.5 Fotografías, archivos y evidencias

SisEcuador podrá tratar fotografías, documentos, archivos PDF, XML, TXT, JSON, Excel u otros archivos necesarios para la prestación del servicio. Esto puede incluir:

• Fotografías de medidores.
• Fotografías de instalaciones eléctricas.
• Fotografías de evidencias de gestión.
• Imágenes con marca de agua, fecha, hora, ubicación o datos técnicos.
• Documentos tributarios, comprobantes electrónicos, formularios, reportes o respaldos.
• Archivos cargados por usuarios o generados por los sistemas.

Las fotografías y archivos se utilizan como evidencia del trabajo realizado, respaldo contractual, auditoría, control de calidad y cumplimiento operativo.

2.6 Datos tributarios, contables y administrativos

En módulos relacionados con SRI, facturación electrónica, comprobantes, compras, gastos, ventas o roles de pago, SisEcuador podrá tratar:

• RUC.
• Razón social.
• Nombre comercial.
• Comprobantes electrónicos emitidos o recibidos.
• Facturas, retenciones, notas de crédito, notas de débito y guías de remisión.
• XML, PDF, TXT u otros archivos autorizados.
• Fechas de emisión, autorización o descarga.
• Información contable, tributaria o administrativa necesaria para el funcionamiento del sistema.

2.7 Datos relacionados con contratación pública y SERCOP

En sistemas o procesos de automatización relacionados con SERCOP, SisEcuador podrá tratar:

• RUC de entidades o proveedores.
• Nombre de entidades contratantes.
• Código de proceso.
• Objeto de contratación.
• Estado del proceso.
• Presupuesto referencial.
• Provincia, ciudad o ubicación del proceso.
• Fechas de publicación, cambios de estado o seguimiento.
• URL pública del proceso.
• Filtros, criterios de búsqueda y registros de control.

2.8 Credenciales técnicas o de plataformas externas

Cuando un cliente, usuario autorizado o entidad contratante entregue credenciales para operar un servicio, automatización o integración, SisEcuador podrá tratar dichas credenciales únicamente para la finalidad autorizada.

Estas credenciales deberán ser protegidas mediante controles de seguridad razonables, como cifrado, restricción de acceso, control de usuarios, registros de auditoría y uso limitado a la ejecución del servicio contratado o autorizado.

3. Finalidades del tratamiento

SisEcuador trata datos personales para las siguientes finalidades:

1. Crear, administrar y validar cuentas de usuario.
2. Permitir el acceso seguro a plataformas web, móviles, APIs y extensiones.
3. Ejecutar procesos de lectura, cortes, reconexiones, instalaciones, notificaciones, inspecciones y otras órdenes de trabajo.
4. Registrar, sincronizar, consultar y cerrar gestiones operativas.
5. Generar reportes, estadísticas, auditorías, respaldos y trazabilidad.
6. Validar ubicación, evidencia fotográfica, hora y responsable de ejecución.
7. Integrar sistemas con plataformas externas autorizadas, como SAP, SRI, SERCOP u otras.
8. Procesar comprobantes electrónicos, formularios, archivos tributarios o administrativos.
9. Automatizar tareas repetitivas autorizadas por el usuario o cliente.
10. Brindar soporte técnico, mantenimiento, asistencia remota y solución de incidencias.
11. Enviar notificaciones operativas, avisos de sistema, alertas de seguridad o comunicaciones relacionadas con el servicio.
12. Cumplir obligaciones contractuales, técnicas, legales, tributarias o administrativas.
13. Mejorar la seguridad, disponibilidad, rendimiento y funcionamiento de los sistemas.
14. Prevenir accesos no autorizados, fraudes, errores, pérdida de información o uso indebido.
15. Documentar la prestación del servicio ante clientes, contratantes, fiscalizadores o autoridades competentes, cuando corresponda.

SisEcuador no utilizará los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas, autorizadas o necesarias para la prestación del servicio.

4. Base legal para el tratamiento

El tratamiento de datos personales realizado por SisEcuador podrá fundamentarse en una o varias de las siguientes bases:

• Consentimiento del titular, cuando corresponda.
• Ejecución de una relación contractual o precontractual.
• Cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, administrativas o regulatorias.
• Interés legítimo relacionado con la seguridad, trazabilidad, soporte, auditoría y continuidad de los servicios.
• Cumplimiento de instrucciones de una empresa cliente, contratante o responsable principal del tratamiento.
• Necesidad operativa para la prestación de servicios tecnológicos, soporte, integración o automatización autorizada.

5. Uso de aplicaciones móviles y permisos del dispositivo

Las aplicaciones móviles de SisEcuador pueden solicitar permisos del dispositivo según el módulo utilizado. Estos permisos pueden incluir:

• Ubicación GPS o ubicación aproximada.
• Cámara.
• Acceso a fotografías o archivos seleccionados por el usuario.
• Conectividad de red.
• Identificador del dispositivo.
• Notificaciones.

Estos permisos se utilizan para permitir el funcionamiento correcto de la aplicación, registrar evidencias, sincronizar información, validar puntos de trabajo y garantizar la trazabilidad operativa.

El usuario puede administrar los permisos desde la configuración de su dispositivo. Sin embargo, la desactivación de ciertos permisos puede limitar o impedir el funcionamiento de módulos que requieren ubicación, cámara, sincronización o evidencia fotográfica.

6. Uso de extensiones de navegador

Las extensiones de navegador desarrolladas por SisEcuador se utilizan para facilitar procesos autorizados dentro de plataformas web, como descarga, consulta, organización o automatización de información permitida por el usuario o cliente.

La extensión podrá acceder únicamente a la información necesaria para cumplir su función, como URL, título de página, contenido visible, datos seleccionados por el usuario o información requerida para ejecutar la automatización autorizada.

SisEcuador no utilizará extensiones para acceder a información no relacionada con el servicio, ni para extraer datos sin autorización del usuario o cliente.

7. Integraciones con terceros

SisEcuador puede integrar sus sistemas con plataformas, servicios o proveedores externos, cuando sea necesario para la prestación del servicio. Esto puede incluir:

• Plataformas de empresas eléctricas.
• SAP, CIS/CRM u otros sistemas empresariales.
• SRI.
• SERCOP.
• Servicios de correo electrónico.
• Servicios de almacenamiento, respaldo o nube.
• Servicios de notificaciones.
• Herramientas de soporte remoto autorizadas.
• APIs o servicios tecnológicos contratados por SisEcuador o por sus clientes.

Cuando los datos sean tratados por terceros, SisEcuador procurará que exista una finalidad legítima, autorización contractual o base legal aplicable, así como medidas razonables de seguridad y confidencialidad.

8. Soporte remoto y asistencia técnica

SisEcuador puede brindar soporte técnico mediante correo electrónico, llamadas, mensajería, conexión remota, herramientas de asistencia como AnyDesk, Zoom u otras plataformas similares.

El soporte remoto se realizará únicamente cuando exista solicitud o autorización del usuario, cliente o responsable correspondiente.

Durante el soporte, SisEcuador podrá visualizar información necesaria para diagnosticar o solucionar incidentes. El personal técnico deberá tratar dicha información con confidencialidad y utilizarla únicamente para atender el requerimiento reportado.

9. Conservación de datos

SisEcuador conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recopilados, la prestación del servicio, la relación contractual, la trazabilidad operativa, la auditoría, el soporte técnico, el cumplimiento de obligaciones legales o la defensa de derechos.

Los tiempos de conservación pueden variar según el tipo de información, contrato, cliente, sistema, obligación legal o necesidad operativa.

Cuando los datos ya no sean necesarios, SisEcuador podrá eliminarlos, bloquearlos, anonimizarlos o conservarlos de forma segura cuando exista una obligación legal, contractual o técnica que lo justifique.

10. Seguridad de la información

SisEcuador implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción.

Estas medidas pueden incluir:

• Control de acceso por usuario y contraseña.
• Roles y perfiles de usuario.
• Cifrado o protección de credenciales cuando corresponda.
• Hash de contraseñas.
• Tokens de autenticación.
• Restricción por aplicación, origen o dispositivo.
• Registros de auditoría.
• Copias de respaldo.
• Monitoreo de errores.
• Validación de sesiones activas.
• Seguridad en APIs.
• Uso de conexiones protegidas cuando corresponda.
• Control de permisos en aplicaciones móviles.
• Separación de ambientes, bases de datos o módulos según el servicio.

Ningún sistema informático es completamente invulnerable. Sin embargo, SisEcuador trabaja para aplicar medidas razonables y proporcionales al tipo de información tratada y al riesgo operativo.

11. Confidencialidad

El personal, colaboradores, proveedores o terceros que participen en el tratamiento de datos personales dentro de SisEcuador deberán guardar confidencialidad sobre la información a la que tengan acceso.

La información no será divulgada a terceros no autorizados, salvo que exista autorización del titular, instrucción del cliente responsable, obligación legal, requerimiento de autoridad competente o necesidad justificada para la prestación del servicio.

12. Transferencia o comunicación de datos

SisEcuador podrá comunicar datos personales a terceros únicamente cuando sea necesario para:

• Ejecutar el servicio contratado.
• Cumplir obligaciones legales o contractuales.
• Integrar sistemas con plataformas autorizadas.
• Brindar soporte técnico.
• Procesar información en nombre de clientes o entidades contratantes.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Proteger la seguridad, integridad o continuidad del servicio.

Cuando exista transferencia o comunicación internacional de datos, SisEcuador procurará aplicar medidas de protección, garantías contractuales o mecanismos permitidos por la normativa aplicable.

13. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales podrán ejercer los derechos reconocidos por la normativa ecuatoriana de protección de datos personales, incluyendo:

• Acceso a sus datos personales.
• Rectificación o actualización de datos inexactos o incompletos.
• Eliminación de datos cuando corresponda.
• Oposición al tratamiento en los casos permitidos.
• Portabilidad de datos cuando sea aplicable.
• Suspensión del tratamiento cuando corresponda.
• Revocatoria del consentimiento, cuando el tratamiento se base en consentimiento.
• Presentación de reclamos ante la autoridad competente.

Para ejercer estos derechos, el titular puede comunicarse con SisEcuador al correo:

[email protected]

La solicitud deberá incluir al menos:

• Nombre completo del titular.
• Número de identificación, cuando sea necesario validar identidad.
• Correo de contacto.
• Derecho que desea ejercer.
• Descripción clara de la solicitud.
• Documentos que acrediten representación, cuando actúe un tercero en nombre del titular.

SisEcuador atenderá las solicitudes conforme a los plazos, requisitos y excepciones establecidos en la normativa aplicable.

14. Datos de menores de edad

Los sistemas de SisEcuador están orientados principalmente a empresas, instituciones, contratistas, personal operativo y usuarios autorizados mayores de edad.

SisEcuador no recopila intencionalmente datos de niñas, niños o adolescentes, salvo que esto sea estrictamente necesario dentro de un servicio autorizado, una obligación legal, un registro institucional o una instrucción del cliente responsable del tratamiento.

Cuando corresponda, el tratamiento de datos de menores deberá realizarse con las autorizaciones y garantías exigidas por la normativa aplicable.

15. Tratamiento de datos sensibles

SisEcuador no solicita datos sensibles de forma general para el uso ordinario de sus plataformas.

No obstante, en ciertos archivos, fotografías, documentos, observaciones o registros cargados por usuarios o clientes, podría incorporarse información sensible de manera accidental o necesaria para una finalidad específica.

En estos casos, SisEcuador procurará limitar el tratamiento a lo estrictamente necesario, aplicar medidas de seguridad y respetar las instrucciones del cliente responsable o la normativa aplicable.

16. Exactitud de la información

Los usuarios, clientes y administradores son responsables de proporcionar información verdadera, actualizada, completa y necesaria para el uso de los sistemas.

SisEcuador podrá habilitar mecanismos de actualización, corrección o soporte para mantener la información operativa de forma adecuada.

17. Uso de cookies y tecnologías similares

Los sitios web, portales y plataformas de SisEcuador pueden utilizar cookies, almacenamiento local, identificadores de sesión u otras tecnologías similares para:

• Mantener sesiones activas.
• Recordar preferencias de usuario.
• Mejorar la seguridad.
• Analizar el funcionamiento del sistema.
• Optimizar la experiencia de uso.
• Prevenir accesos no autorizados.

El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies. Sin embargo, esto puede afectar el funcionamiento normal de ciertas plataformas.

18. Responsabilidad del usuario

El usuario se compromete a:

• Usar los sistemas únicamente para fines autorizados.
• No compartir sus credenciales con terceros.
• Mantener segura su contraseña.
• Reportar accesos no autorizados o incidentes de seguridad.
• No cargar información falsa, ilegal, innecesaria o no autorizada.
• Cumplir las políticas internas de su empresa o institución.
• Utilizar las aplicaciones, extensiones y plataformas conforme a las instrucciones recibidas.

SisEcuador no será responsable por el uso indebido del sistema realizado por usuarios autorizados fuera de las finalidades permitidas.

19. Responsabilidad de clientes, empresas contratantes o entidades

Cuando SisEcuador actúe como encargado del tratamiento, el cliente, empresa contratante o entidad responsable deberá garantizar que cuenta con la base legal, autorización, contrato, instrucción o permiso necesario para el tratamiento de los datos personales entregados o sincronizados en los sistemas de SisEcuador.

El cliente será responsable de informar a sus usuarios, trabajadores, abonados, contratistas o terceros sobre el tratamiento de datos personales cuando legalmente corresponda.

20. Cambios en la Política de Privacidad

SisEcuador podrá actualizar esta Política de Privacidad cuando existan cambios legales, técnicos, operativos, contractuales o de seguridad.

La versión actualizada será publicada en los canales oficiales de SisEcuador o comunicada por los medios correspondientes cuando sea necesario.

El uso continuo de los sistemas, aplicaciones o servicios después de la publicación de cambios implica el conocimiento de la versión actualizada, sin perjuicio de los derechos que correspondan al titular.

21. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con protección de datos personales, el titular puede comunicarse con:

22. Declaración final

SisEcuador reafirma su compromiso con la protección de datos personales, la seguridad de la información, la confidencialidad, la trazabilidad y el uso responsable de la tecnología.

La información tratada en sus sistemas será utilizada únicamente para finalidades legítimas, autorizadas, contractuales, operativas, técnicas o legales, procurando siempre proteger los derechos de los titulares y la confianza de sus clientes.